La factura que se pagó dos veces

La factura llegó por email un martes. La mandó el proveedor de embalajes, un tal Hidalgo, en un PDF con su membrete azul. La recibió Carmen, en administración. Carmen la imprimió, la grapó con el albarán que ya tenía sobre la mesa, la metió en la carpeta de «pendientes de pago» y al miércoles siguiente la pagó por transferencia. Mil ochocientos doce euros, IVA incluido.

El jueves de la semana siguiente, Hidalgo llamó. Su voz era amable.

—Carmen, no me ha entrado el pago de la factura del mes.

—¿Cuál?

—La del 14.

Carmen abrió el banco. Le dio la fecha y la referencia. Hidalgo se quedó callado dos segundos.

—No, mujer. Esa es la del mes pasado.

—¿Cómo va a ser la del mes pasado, si te la pagué la semana pasada?

—Te digo que es la del mes pasado.

Carmen colgó. Bajó al almacén. Habló con Mario, el de logística. Mario era el que recibía los albaranes. Los firmaba, los apuntaba en una libreta y los subía a administración cuando se acordaba. A veces los subía al día siguiente. A veces el viernes. A veces los dejaba en la bandeja de Carmen sin decir nada.

Mario, esta vez, había hecho una cosa distinta. Había escaneado el albarán y lo había mandado por email a Carmen. Un viernes a las siete de la tarde, antes de irse. En el cuerpo del correo puso «factura embalajes». No puso fecha, ni número, ni nada. Solo el escaneo.

Carmen recibió el email el lunes. Vio el escaneo. Le pareció una factura. La pagó.

La misma factura, en realidad, que Hidalgo había mandado en PDF dos semanas antes.

Mil ochocientos doce euros. Otra vez.

Las dos puertas de entrada

En la empresa había dos puertas para las facturas. La puerta uno era el email de Carmen. Los proveedores mandaban allí sus PDFs. La puerta dos era el almacén. Los albaranes llegaban en papel, Mario los recibía, los subía. A veces los escaneaba.

Las dos puertas no hablaban entre sí.

Carmen tenía una hoja de Excel donde apuntaba lo que pagaba. Mario tenía una libreta donde apuntaba lo que recibía. Pero el Excel y la libreta nunca se cruzaban. No había un sistema que dijera «esta factura ya está pagada». No había un sistema que dijera «este albarán corresponde a esta factura». No había un sistema, en realidad. Había dos personas, cada una en su sitio, haciendo bien lo suyo.

Cuando Hidalgo —o cualquier otro proveedor— mandaba la factura por las dos vías, porque sabía que así era más probable que la cobrara antes, la factura entraba dos veces. Y a veces se pagaba dos veces. No siempre. Solo cuando coincidía que Mario escaneaba el albarán días después y a Carmen no le sonaba el nombre, o no recordaba que ya lo había pagado, o estaba a final de mes y pagaba en bloque sin mirar demasiado.

Le pasaba a Carmen, en silencio, dos veces al año.

Lo que se descubrió haciendo cuentas

El gerente se enteró de lo de Hidalgo porque Hidalgo, agradecido pero honesto, mandó un correo diciendo que devolvía el pago duplicado. El gerente leyó el correo dos veces. Llamó a Carmen.

—¿Esto pasa más veces?

—No, qué va.

Carmen lo dijo segura. Realmente lo pensaba.

El gerente, esa tarde, le pidió a su asesor que sacara los movimientos de los últimos tres años. Cruzó importes con conceptos. Tardó dos días. Encontró siete duplicados. Dos los habían devuelto los proveedores. Cinco no. Total: nueve mil cien euros que la empresa había pagado dos veces a lo largo de tres años. Dinero que no había vuelto. Dinero que estaba en otras empresas, no en la suya.

—Nueve mil cien —dijo el gerente.

—No puede ser —dijo Carmen.

Pero era. Eran nueve mil cien euros y el rastro estaba en el banco.

Lo que no se descubrió

Eso fue lo que se descubrió. Lo que no se descubrió fue lo otro: cuántas facturas se habían pagado mal, en importes equivocados, en fechas equivocadas, a proveedores cambiados. Cuántas veces Carmen había pagado a Hidalgo lo que era para Hidalgo Hermanos, una empresa parecida con un IBAN distinto. Cuántas veces Mario había firmado un albarán de un material que no había llegado. Eso no salió en el cruce. Eso no sale en ningún cruce, porque para encontrarlo hay que saber qué buscas.

El gerente entendió, esa noche, que el problema no eran los nueve mil cien euros. Era que en la empresa había dos puertas para el dinero y nadie había puesto un guardia en ninguna. La confianza en Carmen y en Mario era total y merecida. La confianza en el proceso, sin embargo, no estaba justificada. Nadie había diseñado el proceso. El proceso había crecido solo, como crece la hierba en una grieta.

Lo que hace un sistema cuando lo hay

Un sistema no sustituye a Carmen ni a Mario. Hace algo más modesto: cierra las puertas que no deberían estar abiertas.

Cuando una factura entra, el sistema la reconoce: el proveedor, el importe, la fecha, el número. Mira si esa factura ya existe en la base de datos. Si existe, avisa. No la pasa al pago sin que un humano la mire dos veces.

Cuando Mario recibe un albarán, lo registra en el mismo sistema. El sistema cruza el albarán con la factura. Si coinciden, lo aprueba. Si no coinciden, lo deja en espera y avisa a alguien.

Cuando el pago se va al banco, sale por una sola vía, con un solo control, con un solo registro.

No hay magia. No hay inteligencia artificial. Hay un sistema que sabe lo que se ha pagado y lo que no. Es lo mínimo. Es lo que en una empresa de cinco personas hace una persona. Y en una empresa de cincuenta lo tiene que hacer un sistema, porque no hay persona capaz de tener veinte mil facturas en la cabeza.

Carmen, después

Carmen tuvo una conversación con el gerente. Una conversación incómoda, las dos partes. El gerente le dijo que no era culpa suya. Que el error no era suyo. Que llevaba doce años en la empresa y que de los doce años, once habían sido impecables. Carmen no dijo casi nada. Asentía y miraba la mesa.

Al día siguiente Carmen pidió que el nuevo sistema lo decidieran entre el gerente y ella. Que ella conocía las particularidades de cada proveedor, qué exigía cada uno, qué facturaba mal y con qué frecuencia. Que sin esa información el sistema no funcionaría.

El gerente aceptó.

Tres meses después, Carmen abría todas las mañanas una pantalla que le mostraba las facturas del día. Cuando había un duplicado, la pantalla lo marcaba en naranja. Carmen miraba. Decidía. Aprobaba o rechazaba.

—¿Cómo va? —le preguntó el gerente una mañana.

—Va.

No dijo más. No hacía falta. La diferencia entre el «funciona» de antes y el «va» de ahora era una palabra. Pero las dos partes sabían que era otra cosa.