Los datos que sí leen las máquinas

Julián tenía tres tiendas. Una en Cartagena, otra en Lorca, otra en Águilas. Material de ferretería industrial: tornillos, tuercas, herramienta eléctrica, suministros para talleres y obras. Treinta y dos empleados en total, veintiséis años de negocio, un Excel por tienda y una intuición que le había funcionado razonablemente bien hasta ahora.

Julián sabía que Cartagena vendía más. Lo sabía como se saben esas cosas: porque lo había visto, porque los números más o menos cuadraban, porque el encargado de Cartagena le decía cada mes que iban bien y el de Lorca se quejaba más. Desde hacía diez años, Julián reforzaba el personal de Cartagena los miércoles y los sábados, que eran los días de más movimiento.

El encargado de Lorca, Tomás, pedía refuerzos también. Julián le decía que con el equipo actual tenían que apañarse. No por mala fe. Por una simple cuestión de recursos: si Cartagena vendía más, Cartagena tenía prioridad.

Tomás no discutía. Asentía, se iba al mostrador y atendía como podía a la cola de las once de la mañana que, según él, cada año era un poco más larga.

Los números que estaban ahí

Un día alguien le propuso a Julián cruzar los datos. No una auditoría, no un proyecto de transformación digital. Simplemente coger las ventas de las tres tiendas —que estaban en los Excel, desordenadas pero completas— y mirarlas de otra manera.

Julián aceptó a regañadientes. Él ya sabía lo que vendía cada tienda. Pero aceptó porque el que se lo propuso no le prometió nada espectacular, y eso le pareció honesto.

Los datos dijeron cosas que Julián no esperaba.

Cartagena vendía más en total. Eso era cierto. Pero no vendía más todos los días. Vendía más los sábados por la mañana. Mucho más. El sábado por la mañana, Cartagena facturaba casi el doble que entre semana. Los miércoles, que Julián tenía reforzados, vendía prácticamente lo mismo que un martes.

¿Por qué los sábados? Porque los sábados había mercadillo en la plaza de al lado. Iban los particulares. Los que arreglan el grifo del baño, los que montan una estantería, los que necesitan un taladro y de paso compran tornillos. Gente que no es el cliente habitual de Julián pero que, ya que estaba en la zona, entraba.

Y Lorca. Lorca vendía más entre semana que Cartagena entre semana. Especialmente los martes y los miércoles. El motivo: el polígono industrial de Lorca tenía más actividad a mitad de semana, cuando los talleres hacían pedidos para el resto de la semana.

Tomás tenía razón. La cola de las once existía. Y crecía.

Diez años de decisiones con un mapa incompleto

Julián se quedó mirando el gráfico un rato. No era un gráfico complicado. Dos líneas de colores, una por tienda, los días de la semana en el eje horizontal. Cualquiera podía leerlo. Cualquiera habría sacado las mismas conclusiones.

Pero nadie lo había hecho.

Julián llevaba diez años poniendo más personal en Cartagena los miércoles. Los miércoles, que eran un día normal. Y los sábados, cuando el mercadillo traía gente y la tienda reventaba, el equipo estaba al mismo nivel que un martes. Mientras tanto, Lorca estaba corta de personal justo los días que más vendía.

No porque Julián fuera mal gestor. Porque los datos que necesitaba estaban en tres hojas de Excel distintas, con formatos distintos, y nadie los había puesto juntos. Y sin ponerlos juntos, la realidad era invisible.

La intuición de Julián no era mala. Era incompleta. Le decía lo que él veía. No le decía lo que los datos veían.

Un panel que habla claro

Un cuadro de mando no es un Excel bonito. Es un traductor. Coge los datos que tu empresa ya genera —ventas, horarios, inventario, personal— y los convierte en algo que se puede mirar y entender en treinta segundos.

Julián ahora tiene uno. No es sofisticado. No tiene inteligencia artificial ni predicciones algorítmicas. Tiene las ventas por tienda, por día, por franja horaria. Tiene el stock en tiempo real. Tiene un indicador que se pone en rojo cuando una tienda está vendiendo por encima de su capacidad de personal. Le caben en una pantalla.

Lo mira por las mañanas, con el café. Tarda dos minutos. Antes tardaba media hora en revisar los Excel de cada encargado, y aun así le faltaba información.

El primer mes, redistribuyó el personal. Más gente en Cartagena los sábados. Más gente en Lorca los martes y miércoles. El resultado no fue espectacular. No dobló las ventas ni triplicó los beneficios. Lo que pasó fue más tranquilo y más real: los clientes de Lorca dejaron de esperar cola a las once. Los de Cartagena encontraron a alguien que les atendiera los sábados sin prisa. Tomás dejó de quejarse. Que, en una empresa de treinta y dos personas, es un indicador más fiable que cualquier gráfico.

Lo que la intuición no ve

Julián sigue fiándose de su intuición. Lleva veintiséis años en esto y no va a cambiar ahora. Pero ha aprendido algo que no es fácil de admitir para alguien que lleva media vida tomando decisiones con el estómago: la intuición es buena para las preguntas que sabes que existen. Para las que no sabes que existen, necesitas datos.

Julián no sabía que el mercadillo de Cartagena le afectaba. No se le había ocurrido que existiera esa correlación. Un Excel no se la habría mostrado, porque un Excel no cruza datos por sí solo. Hacía falta que alguien mirara de otra forma.

Ahora lo mira cada mañana. Con el café. Dos minutos. Y de vez en cuando aparece algo que no esperaba. Que es, al fin y al cabo, para lo que sirve mirar.