Los dos programas que no se hablaban

En la empresa de Nuria, que vendía recambios de maquinaria agrícola en Albacete, había dos programas. Uno para las ventas, donde los comerciales metían los pedidos. Otro para la facturación, donde administración sacaba las facturas. Los dos eran buenos. Cada uno hacía bien lo suyo. El problema no estaba en ninguno de los dos. Estaba en el hueco que había entre ellos.

El hueco lo rellenaba Loli. Cada mañana, Loli abría el programa de ventas, miraba los pedidos del día anterior y los iba copiando, uno por uno, al programa de facturación. Cliente, dirección, productos, cantidades, precios. Lo tecleaba todo otra vez. Lo mismo que ya estaba escrito en un sitio, lo volvía a escribir en otro. Cuarenta pedidos diarios, más o menos. Dos horas cada mañana.

—Es que los programas no se hablan —decía Loli, como quien explica que llueve.

Y tenía razón. No se hablaban. Eran de dos fabricantes distintos, comprados en años distintos, y ninguno sabía que el otro existía. Entre los dos había una persona haciendo de puente. Un puente de carne y hueso que se equivocaba de vez en cuando, como nos equivocamos todos cuando copiamos números a mano cuarenta veces seguidas.

Lo que costaba el puente

Nadie en la empresa había sumado lo que costaba ese puente, porque era un coste que no aparecía en ninguna factura. Pero estaba.

Estaban las dos horas de Loli cada mañana, claro. Diez horas a la semana. Una persona, un cuarto de su jornada, dedicada a copiar de un sitio a otro lo que ya estaba escrito.

Estaban los errores. No muchos, pero los justos para hacer daño. Un cero de más en una cantidad. Un precio del pedido anterior que se quedaba pegado. Una dirección de envío que no se actualizaba. Cada error de esos se descubría tarde, cuando el cliente llamaba mosqueado, y arreglarlo costaba más que las dos horas de copiar: costaba la llamada, la disculpa, el abono, y un poco de confianza.

Y estaba el retraso. Como Loli pasaba los pedidos por la mañana, un pedido cerrado a las cinco de la tarde no se facturaba hasta el día siguiente. Y si Loli libraba, hasta el lunes. La empresa cobraba más tarde de lo que vendía, no porque el cliente tardara en pagar, sino porque la factura tardaba en salir.

Lo que pedía Nuria

Nuria me llamó para otra cosa. Quería saber si le montaba un programa nuevo que hiciera las dos cosas, ventas y facturación, todo junto, para quitarse los dos viejos de encima. Estaba dispuesta a tirar lo que tenía y empezar de cero.

Le dije que no hiciera eso. Que sus dos programas funcionaban bien, que su gente los conocía, que cambiarlos sería meses de líos y formación para resolver un problema que no estaba en los programas. El problema era el puente. Y un puente no se arregla derribando las dos orillas. Se arregla construyendo el puente.

—¿Y eso se puede?
—Eso es lo más fácil de todo lo que me ha contado.

Construir el puente

Lo que hicimos no fue un programa nuevo. Fue una automatización: una pieza pequeña que se coloca entre los dos sistemas y hace exactamente lo que hacía Loli, pero sin teclear y sin equivocarse.

Funciona así. Cuando un comercial cierra un pedido en el programa de ventas, la automatización se entera al momento. Coge los datos del pedido —el cliente, los productos, las cantidades, los precios— y los mete en el programa de facturación, en su sitio, sin que nadie copie nada. La factura queda lista para revisar en segundos, no a la mañana siguiente.

La mayoría de los programas de hoy, aunque no se hablen entre ellos de fábrica, tienen una puerta de servicio por donde se les puede pasar y sacar información de forma ordenada. No hace falta que el fabricante haga nada. Esa puerta ya está. Lo que se construye es el mensajero que va de una puerta a la otra, llevando los datos, comprobando que llegan bien y avisando si algo no cuadra.

Porque eso también lo pusimos: si un pedido traía algo raro —un cliente que no existía en facturación, un producto sin precio—, la automatización no lo inventaba ni lo dejaba pasar. Lo apartaba y avisaba a Loli. Igual que antes Loli paraba cuando algo no le cuadraba, ahora paraba la máquina y la avisaba a ella.

Lo que pasó con Loli

La pregunta que siempre llega, y que conviene no esquivar: ¿y Loli?

Loli no sobraba. Loli sabía de los clientes, de los precios especiales, de qué pedido era urgente y cuál podía esperar, de qué cliente pagaba bien y cuál había que vigilar. Todo eso lo tenía en la cabeza y no lo usaba, porque se le iba la mañana copiando números.

Cuando la automatización se quedó con el copiar, Loli se quedó con lo demás. Revisar los pedidos que la máquina apartaba, que eran los interesantes, los que tenían algo raro. Llamar a los clientes con facturas atrasadas. Cuadrar las cuentas del mes sin esperar al último día. Dejó de ser la persona que copiaba para ser la persona que controlaba. El mismo sueldo, mucho mejor empleado.

Cuatro líneas en un cuaderno

Un mes después, Nuria hizo una cuenta en un cuaderno, de esas que se hacen para uno mismo. Diez horas a la semana de Loli, recuperadas. Los errores de copia, desaparecidos. Las facturas, saliendo el mismo día de la venta, lo que adelantó los cobros una media de día y medio sobre todo lo que facturaban. Y un cambio que no supo cómo apuntar: Loli estaba más contenta.

Me lo contó por teléfono, y al final dijo una cosa que me gustó.

—Yo creía que necesitaba un programa nuevo. Lo que necesitaba era que los dos que tengo se dieran los buenos días.

Le dije que esa era, palabra por palabra, la mejor definición de integración que había oído. Que la mayoría de las empresas no necesitan más programas. Necesitan que los que ya tienen dejen de ignorarse. El trabajo no es comprar otra herramienta. Es quitar a la persona de en medio del hueco, y dejar que los datos crucen solos.