El margen real de un trabajo se calcula con tres datos que casi ninguna empresa pequeña tiene juntos: las horas que se le han ido de verdad, el material que ha entrado con destino a ese trabajo y las visitas de después que no se facturan a nadie. Restas eso del importe cobrado y ya tienes el margen directo. El reparto de los costes comunes viene al final y es la parte menos importante.
El orden para montarlo es siempre el mismo: código por trabajo, fichaje que elige trabajo, albarán con código, imputación de lo no facturado, cierre mensual y una tabla ordenada de peor a mejor. Lo que hunde el proyecto no es la técnica, es saltarse el cuarto paso. Los repasos, los desplazamientos en balde y las visitas de garantía son gratis para la factura y carísimos para el margen, y son justo lo que nadie apunta.
¿Por qué la cuenta de resultados anual no vale para esto?
Porque suma y no separa. Te dice que el año ha ido bien o mal, pero no por qué, y sobre todo no te dice qué dejar de hacer. Es un dato de final de partido cuando lo que necesitas es saber qué jugadas pierden dinero.
Hay un síntoma que se repite: la empresa factura más que el año anterior y gana menos. Cuando eso pasa, casi siempre hay un tipo de trabajo que se ha comido el beneficio del resto, y suele ser el trabajo grande, el que se enseña, el que da prestigio. Nadie sospecha de él porque la factura es bonita.
Separar por trabajo no obliga a cambiar el programa de facturación ni a montar contabilidad analítica. Obliga a que cada euro y cada hora sepan a dónde pertenecen en el momento en que ocurren, que es la única forma de saberlo sin adivinar tres meses después.
¿Cómo se calcula, paso a paso?
- Pon un código corto a cada trabajo. Cuatro caracteres, del estilo
25-14, generados en cuanto se acepta el presupuesto. Es la percha de la que cuelga todo lo demás. - Haz que el fichaje elija trabajo. Al empezar la jornada se elige de una lista de trabajos abiertos; si se va a dos sitios, se parte la jornada. Dos toques en el móvil. Si cuesta más de diez segundos, en dos semanas nadie lo hace.
- Escribe el código en el albarán antes de archivarlo. En el momento de mirarlo, no al final del mes. Lo que llegue sin destino va a un saco común que se reparte después.
- Imputa también lo que no se factura. Repasos, garantías, desplazamientos en balde, la hora de administración que costó cuadrar la factura. Esta es la columna que nadie apunta y la que explica el agujero.
- Cierra el mes el día 5 y reparte lo común. Nave, seguros, vehículos y administración, en proporción a las horas imputadas. Es una aproximación y conviene decirlo en voz alta.
- Ordena la tabla de peor a mejor. Trabajo, presupuestado, cobrado, horas reales, material, margen. Sin gráficas. Las tres primeras filas suelen contener la decisión.
El paso dos es el que decide si esto funciona. He visto sistemas impecables morir porque el fichaje pedía cliente, obra, tarea y observaciones. La gente rellenaba lo primero y se inventaba el resto.
¿Qué costes se olvidan casi siempre?
Los que no llevan papel asociado. Nadie olvida el material, porque llega con un albarán. Se olvida todo lo demás:
- Las visitas de después. Una avería a los quince días, un termostato que no va, algo que hay que recolocar. Cuarenta minutos y una furgoneta, tres veces, son media jornada de dos personas comiéndose el margen de un trabajo mediano.
- Los desplazamientos. Dos personas yendo a cuarenta kilómetros por un trabajo de novecientos euros no es lo mismo que dos personas en el polígono de al lado, y en la factura se ve igual.
- La administración del trabajo. Presupuestar, perseguir la firma, cuadrar la certificación, reclamar el cobro. En los trabajos pequeños esta parte pesa más que en los grandes, que es lo contrario de lo que la gente supone.
- Lo que se presupuestó y no se ganó. No va contra el margen de ningún trabajo concreto, pero conviene contarlo aparte. Si presupuestar cuesta seis horas y se gana uno de cada cinco, cada trabajo ganado arrastra treinta horas de oficina.
La regla práctica: si alguien coge una furgoneta o abre el ordenador por culpa de un trabajo, eso pertenece a ese trabajo, se facture o no.
¿Cómo reparto lo que no es de ningún trabajo?
Con un criterio único y sostenido en el tiempo. Estas son las opciones razonables y lo que falla en cada una:
| Criterio de reparto | Cuándo encaja | Dónde falla |
|---|---|---|
| Por horas imputadas | Negocios de mano de obra: instalación, servicios, mantenimiento | Castiga los trabajos largos con poco material |
| Por coste de material | Suministro y montaje donde el material pesa más que las horas | Un trabajo con una máquina cara carga con casi todo lo común |
| Por importe facturado | Cuando todavía no hay ni horas ni material fiables | Es circular: da por hecho que lo caro es lo rentable |
| No repartir nada | Primer año, para comparar trabajos entre sí | El margen sale optimista; sirve para ordenar, no para fijar precios |
Empezar sin repartir es una decisión legítima y en muchos casos la mejor. Ordena igual de bien y evita tres reuniones sobre cómo se imputa el alquiler de la nave.
¿Cuándo NO merece la pena?
- Cuando todos los trabajos son iguales. Si vendes el mismo servicio repetido, el margen se conoce por unidad y basta con vigilar el precio de compra.
- Cuando son dos o tres proyectos grandes al año. Ya se siguen uno a uno en una hoja. Montar un sistema para tres filas es artesanía cara.
- Cuando no se va a cambiar nada. Si el resultado no puede mover un precio, un mínimo de desplazamiento o la decisión de a qué no presentarse, medir es un pasatiempo.
- Cuando el fichaje no está resuelto. Sin horas por trabajo no hay margen por trabajo. Ese es el primer proyecto, y este el segundo.
¿Qué errores se cometen normalmente?
- Pedir demasiados campos al imputar. Cada campo extra baja la calidad del dato. Trabajo y horas. El resto sobra al principio.
- Dejar que administración impute de memoria. A los cuatro días nadie se acuerda de dónde estuvo. Que lo asigne quien estuvo allí, con un aviso el viernes si le faltan jornadas.
- Perseguir la precisión antes que la costumbre. Un margen aproximado que se calcula todos los meses vale mucho más que uno exacto que se calculó una vez.
- Mirar solo el porcentaje. Un cinco por ciento sobre ochenta mil euros deja más dinero que un cuarenta por ciento sobre tres mil. Pon el margen en euros y en porcentaje, en columnas separadas.
- Cerrar el trabajo demasiado pronto. Si el código se cierra al facturar, los repasos posteriores no tienen dónde caer. Déjalo abierto para imputación tres meses más.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta un ERP para calcular el margen por trabajo?
No. Hacen falta tres cosas: un código por trabajo, un fichaje que lo elija y la costumbre de imputar también lo que no se factura. Eso cabe en una base de datos pequeña conectada al programa de facturación que ya se usa. Un ERP completo resuelve además almacén, compras y producción, y si no tienes ese problema estarás pagando por él.
¿Cuánto tarda en dar datos fiables?
El montaje lleva unas semanas, pero los primeros dos o tres meses de datos no valen: la gente se olvida de elegir trabajo y las horas caen en un limbo. Se arregla con un aviso el viernes por la tarde a quien tenga jornadas sin asignar, y con que las asigne la propia persona, no administración de memoria. A partir del tercer mes la tabla ya se sostiene.
¿Cómo se reparten los costes que no son de ningún trabajo?
En proporción a las horas imputadas, que es el reparto más defendible cuando el negocio es de mano de obra. Si el peso está en el material, reparte por coste de material. Lo importante no es afinar el reparto, sino usar siempre el mismo criterio: lo que compara trabajos entre sí es la coherencia, no la precisión.
¿Cuándo no merece la pena calcular el margen por trabajo?
Cuando todos los trabajos son casi idénticos y el margen se conoce por unidad, cuando el volumen es de dos o tres proyectos grandes al año que ya se siguen uno a uno, o cuando no hay intención de cambiar nada con el resultado. Medir para confirmar una sospecha que no va a mover ningún precio es trabajo tirado.
La columna que falta es la de lo que no se factura
Las horas y el material los apunta casi todo el mundo con un poco de disciplina. Lo que distingue un margen creíble de uno inventado son los repasos, los desplazamientos y las visitas de garantía: no llevan factura, no llevan albarán y son la explicación más frecuente de por qué el año fue a más y el beneficio a menos.
Empieza sin repartir costes comunes, con seis columnas y una tabla ordenada de peor a mejor. Cuando lleves tres meses seguidos cerrándola el día 5, afina el reparto. Antes no hace falta.
¿Sabes cuánto ganas en cada trabajo o solo cuánto facturas al año?
Si las horas van en partes de papel y los albaranes se archivan por proveedor, el margen por trabajo no existe en ningún sitio. Se puede montar sobre el programa de facturación que ya usas y tener la primera tabla en unas semanas. Cuéntame cómo apuntáis las horas ahora.
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