El humo se detecta con cinco preguntas, y ninguna es técnica: qué pasa con mis datos si me voy, qué incluye exactamente este precio, quién ha hecho algo parecido a lo mío, qué no hace vuestra solución y qué voy a ver funcionando en dos semanas. Un proveedor solvente contesta las cinco sin ponerse nervioso. El que vende humo se enreda en al menos dos.
La más reveladora es la cuarta. Quien conoce su producto te dice sus límites de carrerilla, porque sabe dónde no compite. El que contesta que lo hace todo, que se adapta a cualquier proceso y que la IA se encarga del resto, o no lo conoce o está vendiendo. En una reunión de una hora, esa pregunta ordena a los candidatos mejor que cualquier comparativa.
¿Qué preguntas hay que hacer antes de firmar?
Seis pasos, y todos caben en dos reuniones:
- Pregunta qué pasa con tus datos si te vas. En qué formato te los devuelven, en cuánto tiempo y a qué coste. Por escrito. Las evasivas aquí valen más que cualquier folleto.
- Haz que desglosen el precio por conceptos. Licencia, implantación, migración, formación, soporte, cambios futuros. Un número global no es comparable con nada.
- Pide dos referencias de tu tamaño y tu sector. No logos: empresas a las que puedas llamar. Y pregunta por lo que se torció, no por si están contentos.
- Pregunta qué NO hace la solución. La respuesta te dice si conocen su producto y qué vas a tener que resolver por fuera.
- Exige ver algo funcionando pronto y con tus datos. Una entrega útil en dos o tres semanas, aunque sea pequeña. Sin eso, los problemas aparecen en el mes seis.
- Revisa propiedad, dependencia y salida. De quién es el código, quién puede mantenerlo, dónde están los datos y cómo se termina el contrato. Una hora de revisión evita casi todos los disgustos.
Ninguna de estas preguntas requiere saber programar. Son de negocio, y por eso funcionan: no se pueden contestar con jerga.
¿Qué respuestas son señal de alarma?
Traducidas a lo que suelen significar:
| Lo que te dicen | Lo que suele significar | Qué pedir |
|---|---|---|
| «Eso lo hace todo el sistema, sin problema» | No han mirado tu caso | Que te lo enseñen con tus datos |
| «El precio es cerrado, todo incluido» | El alcance no está definido | Desglose por conceptos y qué queda fuera |
| «Ya lo verás cuando esté terminado» | No hay entregas parciales | Un calendario con hitos visibles |
| «Los datos están en nuestra plataforma» | Salir será caro o imposible | Formato, plazo y coste de exportación |
| «Con IA esto se resuelve solo» | Nadie ha analizado el proceso | Qué datos usa, con qué precisión y qué falla |
| «Tenemos cientos de clientes» (sin dar dos) | Ninguno se parece a ti | Dos referencias llamables de tu tamaño |
Una sola de estas respuestas no condena a nadie. Tres, sí.
¿Cómo se compara un presupuesto de software?
Por conceptos, nunca por el total. Dos presupuestos con la misma cifra final pueden ser cosas muy distintas: uno incluye la migración de tus datos históricos y el otro la factura aparte tres meses después, cuando ya no puedes echarte atrás.
Pide siempre separados: desarrollo o licencia, implantación, migración de datos, formación, soporte anual y precio de un cambio pequeño una vez en marcha. Este último es el que más información da y casi nadie pregunta. Si un cambio de media jornada se factura como un proyecto nuevo, sabrás cómo va a ser la relación a partir del segundo mes.
Y ojo con el precio por usuario que parece bajo. Multiplícalo por tus usuarios reales, por doce meses y por tres años, y compáralo con el desarrollo. A veces gana la suscripción y a veces no, pero la cuenta hay que hacerla antes.
¿Cómo compruebo que hay trabajo detrás y no una demo?
Con una prueba pequeña y pagada. En vez de firmar el proyecto entero, encarga una primera fase corta con un resultado concreto: que lea tu fichero real, que muestre tu caso, que resuelva un trozo del proceso. Dos o tres semanas y una cifra pequeña.
Esa fase te dice casi todo: si entienden tu negocio, cómo se comunican cuando algo se tuerce, si cumplen los plazos que ellos mismos ponen y si el resultado se parece a lo que enseñaron en la demo. Cuesta bastante menos que descubrirlo en el mes seis con la mitad del presupuesto gastado.
Un proveedor que se niega a una primera fase acotada, teniendo delante un cliente dispuesto a pagarla, te está diciendo algo. No siempre lo peor, pero algo.
¿Qué cláusulas hay que mirar sí o sí?
- Propiedad del código y de los datos. Si es desarrollo a medida, que quede por escrito que el código es tuyo o, al menos, que puedes mantenerlo con otro. Los datos son tuyos siempre; que el contrato lo diga.
- Condiciones de salida. Formato de exportación, plazo y coste. Sin esto, cambiar de proveedor deja de ser una decisión y pasa a ser una obra.
- Qué incluye el soporte. Diferencia entre corregir un fallo (debería estar incluido) y añadir una función nueva (no lo está). Y en qué plazo responden.
- Dónde se alojan los datos. Con datos personales importa quién es el proveedor de alojamiento y en qué país. El contrato de encargado del tratamiento no es opcional.
- Qué pasa si el proyecto se para. Quién se queda lo hecho y en qué estado. Es la cláusula que nadie lee y la que se consulta cuando hace falta.
¿Cuándo NO es humo aunque lo parezca?
Conviene decirlo, porque la desconfianza también se pasa de frenada.
- Cuando el presupuesto es alto pero está desglosado. Un proyecto caro y detallado suele ser más honesto que uno barato y vago. El humo tiende a ser barato al principio.
- Cuando te dicen que no. Un proveedor que reconoce que tu caso no encaja con su producto te está ahorrando meses. El humo casi siempre viene envuelto en síes.
- Cuando no tiene una referencia idéntica. Nadie ha hecho exactamente tu caso. Lo que importa es que hayan resuelto problemas del mismo tipo y sepan explicar cómo.
- Cuando avisan de que faltan datos. Si te dicen que no se puede prometer un resultado hasta ver tus datos reales, están describiendo la realidad, no escurriendo el bulto.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la señal más clara de que un proveedor vende humo?
Que no sepa o no quiera decirte qué NO hace su solución. Quien conoce bien su producto enumera los límites sin despeinarse, porque sabe que ahí no compite. Quien contesta que lo hace todo, que se adapta a cualquier proceso y que la IA lo resuelve, o no lo conoce o está vendiendo. La segunda señal es un precio sin desglosar.
¿Cómo sé si un presupuesto de software es razonable?
Compáralo por conceptos, no por el total. Pide que separen licencia o desarrollo, implantación, migración de datos, formación, soporte anual y coste de cambios. Dos presupuestos con el mismo total pueden ser muy distintos si uno incluye la migración y el otro la factura aparte a los tres meses. Y pregunta siempre qué cuesta un cambio pequeño una vez en marcha.
¿Qué debo pedir por escrito antes de firmar?
Cuatro cosas: el alcance con lo que entra y lo que no, el calendario con entregas parciales visibles, la propiedad del código y de los datos, y las condiciones de salida (en qué formato te devuelven los datos, en cuánto tiempo y a qué coste). Si algo de eso no se puede poner por escrito, es que no estaba acordado.
¿Es mala señal que un proveedor me diga que no puede hacer algo?
Al contrario, suele ser la mejor señal del proceso. Un proveedor que te dice que tu caso no encaja con su producto, o que esa parte le llevaría más de lo que estás dispuesto a pagar, te está ahorrando el disgusto de descubrirlo en el mes cinco. El humo casi siempre viene envuelto en síes.
Pregunta qué no hace, y pide verlo funcionando
Cinco preguntas ordenan cualquier proceso de selección: qué pasa con mis datos si me voy, qué incluye el precio desglosado, quién ha hecho algo parecido, qué no hace la solución y qué veré funcionando en dos semanas. Ninguna es técnica y todas se contestan o no se contestan.
Compara presupuestos por conceptos, encarga una primera fase corta y pagada antes de firmar el proyecto entero, y mira tres cláusulas: propiedad, salida y soporte. Y recuerda que un «no» claro suele ser mejor señal que un sí a todo.
¿Tienes un presupuesto encima de la mesa y dudas?
Si estás valorando una propuesta de software y no sabes si el alcance y el precio se sostienen, se puede revisar contigo punto por punto y decirte qué preguntar antes de firmar. Aunque acabes contratando a otro. Cuéntame qué te han ofrecido.
Ver el servicio de software a medida Hablemos de tu caso