El autónomo que facturaba en Word

Andrés instalaba y reparaba aire acondicionado en Cartagena. Autónomo, sin empleados, doce años en el oficio. Facturaba con una plantilla de Word que tenía su logo arriba y sus datos abajo. Cuando terminaba un trabajo, abría el documento, cambiaba el nombre del cliente, el concepto y el importe, subía el número de factura a mano y guardaba el PDF. Se lo mandaba al cliente por WhatsApp.

Le funcionaba. Su sobrino, que estudiaba una FP de administración, se lo dijo una comida de domingo:

—Tío, que con lo del VeriFactu vas a tener que cambiar la forma de facturar.

—Yo siempre he facturado así. Nunca he tenido un problema.

—Ya, pero es que ahora no va a valer.

Andrés siguió comiendo. Lo del sobrino le sonó a una de esas cosas que dicen que hay que hacer y luego no pasa nada.

Por qué su forma dejaba de valer

Y tenía razón en una cosa: no defraudaba a nadie. Pero su plantilla de Word tenía, sin que él lo pensara, justo lo que la norma nueva quiere quitar de en medio. Andrés podía abrir una factura de hacía tres meses y cambiarle el importe sin que quedara ni rastro. No lo hacía. Pero podía. Y ese «podía» es lo que se persigue.

Un documento de Word es un papel que se puede reescribir. La factura de enero, en marzo, puede decir otra cosa, y nadie lo sabría. Lo que pide VeriFactu es lo contrario: que cada factura quede registrada de forma que, si alguien la toca después, se note. No es desconfiar de Andrés. Es que su herramienta no dejaba constancia de nada.

El miedo al programa caro

Lo que de verdad frenaba a Andrés no era la ley. Era la imagen de tener que comprarse un programa lleno de botones, pensado para una empresa con departamento de administración. Él hacía veinte facturas al mes. No quería un programa de contabilidad entero para eso.

—Yo lo que quiero es seguir haciendo lo mismo —decía—. Poner el nombre, el trabajo y lo que cobro. Y ya.

Es una queja razonable, y más común de lo que parece. La mitad de los autónomos que facturan con Word o con un Excel no lo hacen por vagos: lo hacen porque lo que hay en el mercado les queda grande. Cumplir no tenía por qué significar cambiar de vida.

Lo que se montó

No le vendimos un programa grande. Le montamos algo a su medida: la misma factura de siempre, con su logo y su formato, pero generada por un sistema que hace tres cosas que el Word no hacía. Comprueba los datos antes de emitir —el NIF del cliente, que el IVA cuadre, que el número siga al anterior—. Registra cada factura con una huella encadenada con la de antes, de modo que ninguna se pueda cambiar después sin que salte. Y le pone a la factura el código QR del VeriFactu.

Por fuera, para Andrés, cambió poco. Sigue metiendo cliente, concepto e importe, y sigue mandando el PDF por WhatsApp. Lo distinto está debajo, donde no se ve: ahora cada factura queda sellada y en orden. Antes de decidirse, estuvo un rato en el ordenador de su sobrino metiendo una factura de prueba en una herramienta gratuita para ver eso de la huella y el QR. Cuando lo vio funcionar con un trabajo suyo, se quedó tranquilo.

Lo que dijo después

Meses más tarde, en otra comida, le comentó al sobrino:

—¿Sabes lo que me ha quitado esto? El numerito ese que subía a mano. Siempre tenía miedo de repetir uno.

El sobrino se rió. Andrés no. Lo dijo como quien cae en algo. Lo que él había vivido como una imposición —una ley que le obligaba a cambiar— acabó siendo un alivio pequeño y diario: una cosa menos de la que acordarse.

No es que el Word estuviera mal doce años. Es que las herramientas de andar por casa aguantan hasta que la realidad las alcanza: un cliente grande que pide factura en condiciones, una norma nueva, un susto. Y ese día, cambiar con calma cuesta poco. Cambiar con la fecha encima cuesta mucho más.