El archivo se llamaba CONTROL_PEDIDOS_DEFINITIVO_v17_bueno.xlsx. Estaba en una carpeta compartida que se llamaba «PEDIDOS». Dentro de la carpeta había otras catorce versiones del mismo archivo. Nadie sabía con seguridad cuál era la buena. Lo sabía Maite, la administrativa, que llevaba allí once años y que abría siempre la versión 17.
Tenía cuarenta y dos pestañas. Hojas con nombres como «Clientes activos», «Clientes 2023 NO TOCAR», «Resumen», «Resumen 2», «Pruebas Maite». Doscientas y pico fórmulas que cruzaban datos entre pestañas. Algunas referenciaban celdas de otros archivos que ya no existían y devolvían #¡REF! en color rojo. Maite había aprendido a ignorar las celdas rojas. Las consideraba parte del paisaje.
El Excel funcionaba. Era lo importante. Llevaba el control de los pedidos, el stock, los clientes, los proveedores y los precios. Lo abrían cinco personas: Maite, el comercial, el de almacén, la del taller y, a veces, el gerente. No al mismo tiempo, porque el archivo iba en red y al segundo usuario le saltaba el mensaje de «solo lectura». El segundo usuario esperaba. O llamaba a Maite por teléfono interno.
—Maite, cierra un momento, que tengo que meter un pedido.
—Espera, que estoy con el cierre del mes.
—Es que es urgente.
—Pues espera diez minutos.
Diez minutos por aquí, veinte por allá. Una hora al día en esperar. No la apuntaba nadie.
El viernes
Los viernes el Excel se rompía. No siempre. Pero suficientes veces como para que el gerente lo notara. Un viernes por la tarde Maite cerraba el archivo y al lunes por la mañana, al abrirlo, una pestaña se había quedado en blanco. O los precios se habían movido una columna. O la suma del total daba un número que no podía ser.
Nadie sabía por qué. El gerente sospechaba que era el de almacén, que metía datos copiando y pegando desde el móvil. El de almacén juraba que él hacía lo de siempre. Maite suponía que era la macro que actualizaba precios, escrita por un sobrino del gerente anterior en 2014. La macro funcionaba el 95% de las veces. El otro 5% borraba columnas enteras.
Los lunes por la mañana Maite llegaba antes que nadie. Abría el archivo, revisaba lo que estaba mal, lo arreglaba con la versión del viernes que guardaba aparte —en un USB, en su mesa, entre dos libretas— y a las nueve, cuando llegaban los demás, todo parecía normal. Llevaba haciéndolo cuatro años.
—¿Por qué no se busca otra solución, Maite? —le preguntó una vez el gerente, en el pasillo.
—Porque funciona.
Era una verdad incompleta. Pero era la única respuesta posible a esa hora del lunes, con el USB todavía caliente.
El día que Maite cogió la baja
Maite se cayó por las escaleras de su casa un sábado. Se rompió la muñeca derecha. El médico le dio cuatro semanas. Eran cuatro semanas en las que nadie sabía cómo abrir el archivo bien, ni qué pestañas no se podían tocar, ni qué hacer cuando aparecía la celda en rojo, ni dónde estaba el USB.
El lunes a las diez el comercial llamó al gerente.
—Tenemos un problema.
A las once el gerente había aceptado dos cosas. La primera, que Maite no era una administrativa: era una infraestructura. La segunda, que la empresa entera había estado funcionando, durante años, sostenida sobre un archivo que solo una persona entendía. No sobre un proceso, ni sobre un sistema. Sobre el cerebro de Maite y su USB.
Maite volvió cuatro semanas después. Había aprendido a usar el ratón con la izquierda. Lo primero que dijo, al sentarse, fue:
—¿Habéis tocado algo?
Lo que el Excel no es
Excel es una hoja de cálculo. Es un programa magnífico para hacer cálculos. No es una base de datos. No es un sistema de gestión de pedidos. No es un CRM. No es un ERP. No es un control de stock. Cuando se usa para eso, funciona durante un tiempo. A veces durante años. Hasta que deja de funcionar.
Y deja de funcionar de la peor manera posible: no de golpe. Poco a poco. Una celda mal, una fórmula que se arrastra, una pestaña que se duplica, una macro que se ejecuta dos veces. Errores que no avisan, porque Excel no avisa. Excel hace lo que le digas, aunque lo que le digas no tenga sentido.
Y cuando el Excel sostiene la empresa, los errores del Excel son errores de la empresa. Pedidos que se duplican. Stock que dice diez cuando hay cuatro. Precios que se aplican al cliente equivocado. Cosas que el cliente nota antes que tú.
Lo que cuesta cambiar y lo que cuesta no cambiar
Una herramienta a medida que sustituya al Excel cuesta dinero. No es barato. Hay que entender el proceso, modelar los datos, diseñar las pantallas, formar a la gente. Un proyecto de dos o tres meses, según el tamaño.
Pero no cambiar también cuesta. Cuesta la hora diaria de espera. Cuesta los lunes de Maite arreglando lo del viernes. Cuesta los cuatro mil euros del pedido que se metió dos veces y que el cliente reclamó. Cuesta las cuatro semanas en que la empresa funcionó a medio gas porque Maite estaba con la muñeca rota. Cuesta el día en que Maite se jubile y se lleve el USB y los once años de saber qué celdas se pueden tocar y cuáles no.
Lo que cuesta no cambiar no aparece en una factura. Aparece en otro sitio. Aparece cuando alguien, un viernes por la tarde, cierra el ordenador con una sensación rara en el estómago. Esa sensación, sumada a lo largo de los años, también es un coste. Aunque nadie sepa cómo contabilizarla.
El gerente, un mes después
El gerente convocó una reunión. Estaban Maite, el comercial, el de almacén y la del taller. Sobre la mesa, un portátil abierto con una pantalla que no era Excel. Era una herramienta hecha a medida. Tenía tres botones grandes: «Nuevo pedido», «Buscar cliente», «Stock». Nada más.
—¿Y las cuarenta y dos pestañas? —preguntó Maite.
—No están.
—¿Y los precios?
—Están dentro.
—¿Y si se rompe un viernes?
—No se rompe.
Maite no dijo nada. Cogió el ratón con la mano buena y empezó a moverse por las pantallas. Hizo un pedido de prueba. Lo buscó. Lo modificó. Lo borró. Tardó cuatro minutos. Lo mismo que en el Excel le habría llevado quince.
—Funciona —dijo.
Funcionar era una palabra que Maite usaba con cuidado. Esta vez la usó sin reservas.
El USB seguía en su mesa, entre dos libretas. Lo cogió, lo miró un momento, y lo dejó en un cajón.
Cuando el Excel deja de ser una hoja de cálculo
Hay un momento en la vida de una empresa en que el Excel deja de ser una hoja de cálculo y se convierte en infraestructura crítica. Lo abren cinco personas, lo entiende solo una y, cuando esa persona falta, la empresa funciona a medio gas. No se ve. No se mide. Pero se nota un viernes por la tarde, en el estómago.
El problema no es Excel. Es haberle pedido a Excel cosas para las que no está hecho. La solución no siempre es un ERP de cien mil euros: a veces es una herramienta interna pequeña, a medida, que hace exactamente lo que tu empresa hace —y nada más— y que no depende del USB de nadie.
¿Cuántos archivos críticos de tu empresa entiende solo una persona?
Si tu negocio se sostiene sobre un Excel con un nombre raro, una macro de 2014 y un USB en una mesa, no tienes una herramienta: tienes una infraestructura frágil que un día se romperá. Podemos mirarlo juntos.
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