El verano que sobraron mil unidades

Domingo fabrica y vende helados artesanos en un pueblo de la costa de Almería. No los de cucurucho de playa, sino tarrinas que vende a hoteles, restaurantes y unas cuantas tiendas de la zona. Lleva en esto dieciocho años. Y cada primavera, hacia abril, tomaba la decisión más importante del año: cuánto fabricar para el verano.

La tomaba como la había tomado siempre. Miraba lo que vendió el verano anterior, le sumaba un poco porque cada año iba a más, le quitaba un poco si el año había venido raro, y fabricaba esa cantidad. La tripa, en resumen. Dieciocho años de tripa.

La tripa acertaba más o menos. Pero el «más o menos» le costaba dinero los dos lados. Los veranos que se quedaba corto, en agosto no tenía producto para servir a los hoteles, perdía ventas y, peor, quedaba mal con clientes que luego se acordaban. Los veranos que se pasaba, septiembre lo pillaba con las cámaras llenas de tarrinas que había que malvender o tirar, porque el helado artesano no aguanta de un año para otro.

El verano del que me habló fue de los segundos. Fabricó pensando en un agostazo y agosto vino flojo, con dos semanas de levante y mal tiempo. Le sobraron, contando todo, más de mil unidades. Mil tarrinas fabricadas, con su leche, su fruta, su luz de las cámaras y sus horas de trabajo, que acabaron casi regaladas. Domingo echó la cuenta de lo que aquello le había costado y se le quitaron las ganas de comer.

Lo que Domingo no sabía que tenía

Domingo creía que tomaba la decisión a ciegas. No era verdad. La tomaba con un solo dato —lo del año anterior— teniendo muchos más a mano sin saberlo.

Porque Domingo tenía, en su programa de facturación, dieciocho años de ventas. No solo cuánto vendió cada verano, sino cuánto vendió cada semana, de cada sabor, a cada tipo de cliente. Tenía, sin haberlo buscado, el rastro de cómo se comportaba su negocio: que los hoteles disparaban el pedido en cuanto abría la temporada, que los restaurantes pedían constante todo el verano, que ciertos sabores subían en julio y otros en agosto, que un verano de calor pegaba un tirón y uno fresco lo aplanaba.

Todo eso estaba escrito, factura a factura, desde hacía dieciocho años. Pero estaba escrito de la manera en que están escritas las cosas que nadie lee: en columnas, en miles de líneas, en un formato pensado para hacer facturas, no para entender el negocio. Domingo tenía dieciocho años de respuestas y no le había hecho ni una pregunta a esos datos.

De la tripa a la pregunta

Me llamó porque un amigo le había dicho que «con la inteligencia artificial podía predecir las ventas». Le dije que tuviera cuidado con esa frase, porque promete adivinar el futuro, y eso no lo hace nadie. Lo que sí se puede hacer es otra cosa, menos mágica y mucho más útil: mirar bien dieciocho años de comportamiento y sacar una previsión razonada, con sus márgenes, en vez de un número sacado de la tripa.

—¿Y eso en qué se diferencia de lo que hago yo?
—En que usted usa un dato y se acuerda de tres veranos. El sistema usa todos los datos y no se le olvida ninguno. Usted decide con lo que recuerda. Esto decide con lo que pasó.

Cogimos los dieciocho años de facturas y los pusimos a contar lo que sabían. No para adivinar, sino para responder preguntas concretas: cuánto suele pedir cada tipo de cliente cada semana del verano, qué sabores tiran cuándo, cuánto cambia la cosa según el tiempo que haga, cuánto margen de error tiene cada previsión. La diferencia entre «fabrica esto» y «fabrica esto, y prepárate para esto otro si la primera semana de julio viene fuerte».

Una previsión con honradez

Lo importante de una buena previsión no es el número. Es la honradez sobre lo que no se sabe. Un charlatán te da un número exacto y se queda tan ancho. Una previsión seria te dice: «lo más probable es esto, pero hay esta horquilla, y depende sobre todo de estas dos cosas, que conviene vigilar en junio».

A Domingo le montamos algo sencillo de mirar. Para cada sabor y cada tipo de cliente, una previsión de cuánto iba a necesitar, semana a semana, con su banda de «como poco esto, como mucho esto». Y le marcamos las dos o tres señales que de verdad movían la aguja, las que tenía que mirar a principios de temporada para ajustar: cómo venían los primeros pedidos de los hoteles, qué decía la previsión del tiempo de la quincena, cómo iba el turismo en la zona.

Domingo dejó de fabricar en abril una cantidad fija para todo el verano. Empezó a fabricar en tandas, con una previsión delante, ajustando según lo que iba pasando. Seguía decidiendo él. Pero ahora decidía mirando dieciocho años, no tres veranos.

Lo que cambió, en tarrinas

El primer verano con previsión no fue perfecto, porque ningún verano lo es. Pero a Domingo le sobraron, en septiembre, menos de doscientas unidades en vez de más de mil. Y no se quedó corto con ningún hotel en agosto, porque la previsión le había avisado de afinar el sabor que el año anterior se le había agotado.

Me lo contó tomándonos un café, ya en otoño, y dijo una cosa que me pareció justa.

—Yo creía que la experiencia era saber cuánto fabricar. Y resulta que la experiencia estaba toda guardada en el ordenador, y yo decidía de memoria pudiendo decidir con ella entera.

Le dije que su experiencia seguía valiendo, y mucho, porque la previsión le decía qué era probable, pero quién conocía a sus clientes y olía cuándo un verano venía raro era él. No le habíamos quitado el oficio. Le habíamos dado, por fin, acceso a su propia memoria.

Porque eso es casi siempre el análisis de datos en una empresa pequeña. No es magia ni es adivinar el futuro. Es dejar de decidir con un dato y tres recuerdos, cuando tienes dieciocho años de datos esperando a que alguien les haga una pregunta.