El proveedor que subía los precios sin avisar

El comercial de una marca de cable entró a ver a Quique un martes por la mañana, con su café de máquina en la mano, a hacer la visita de siempre. Hablaron del tiempo, de que el sector estaba parado, y en un momento, sin darle importancia, el comercial soltó:

—Con la última subida, el rollo de manguera os sale ya a 41 y pico, ¿no? Menos mal que lo repercutís.

Quique asintió como se asiente a lo que uno no ha entendido del todo. Cuando el comercial se fue, buscó el rollo de manguera en su programa. Lo estaba vendiendo a 39.

Le costaba 41 y pico. Lo vendía a 39. Cada rollo que salía por la puerta perdía dos euros, y él no lo sabía.

La empresa de Quique es una distribuidora de material eléctrico en un polígono de Valladolid. Vende a instaladores, a otras tiendas, a electricistas que entran a por lo que les falta. Cinco mil referencias, puede que más: cable, mecanismos, cajas, tubo, pequeño aparataje. Compra a veinte proveedores y cada uno tiene su tarifa.

Las tarifas que llegaban por goteo

Los precios de venta de Quique estaban en su programa, puestos hacía tiempo, y se movían poco. Los de compra, los que él paga a sus proveedores, se movían constantemente, pero por otro canal: cada proveedor mandaba su tarifa nueva cuando le parecía. Un PDF por correo. Un Excel adjunto. Una carta, todavía alguno. «Nueva tarifa vigente a partir del 1 de febrero.» A veces avisaban; a veces la subida venía escondida dentro de una lista de cuatrocientas referencias donde localizar qué había cambiado era imposible.

Nadie juntaba esas tarifas. Llegaban, se miraban por encima, se guardaban en una carpeta del correo y se seguía trabajando. El precio de venta, en el programa; el de compra, en un PDF en el correo. Entre los dos números está el margen, que es de lo que vive la empresa. Y ese margen se movía sin que nadie lo mirara, porque los dos números que lo forman vivían en dos sitios que no se hablaban.

Con cinco mil referencias y veinte proveedores subiendo precios cada pocos meses, era cuestión de tiempo que algún producto se quedara vendiéndose por debajo de lo que costaba. La manguera fue la que pilló Quique de casualidad. No era la única.

Lo que pedía y lo que necesitaba

Quique me llamó con la mosca detrás de la oreja. Me pidió lo primero que se le ocurrió: subir los precios de venta un porcentaje a todo, un 5% lineal, para ir sobre seguro. Es lo que hace mucha gente, y es un error por los dos lados: a los productos donde ya ganabas bien los encareces y te vas de mercado, y los que estaban en pérdidas siguen en pérdidas si la subida de compra fue mayor.

Lo que necesitaba no era subir a ciegas. Era ver. Ver, referencia a referencia, cuánto le cuesta hoy cada cosa y a cuánto la vende, y por tanto cuánto gana o pierde en cada una. Y que, cuando un proveedor mandara una tarifa nueva, alguien —algo— comparara con la anterior y le dijera: «esto ha subido, y con tu precio de venta actual estas doce referencias se te han quedado por debajo del margen».

Cómo funciona, sin humo

Lo que montamos no tiene misterio, y esa es su virtud. Cogemos las tarifas de los proveedores según llegan —los PDF, los Excel— y las volcamos a un mismo sitio, con su fecha. El sistema lee cada tarifa, casa cada referencia con el precio de venta que Quique tiene en su programa, y calcula el margen de cada producto. Nada más que eso: poner los dos números que ya existían el uno al lado del otro.

Cuando llega una tarifa nueva, la compara con la anterior del mismo proveedor. Y saca dos cosas: qué ha subido y cuánto, y —lo importante— qué referencias, con el precio de venta actual, se han quedado por debajo del margen que Quique considera sano. Eso es una lista corta, de las que se miran en cinco minutos, no un PDF de cuatrocientas líneas.

Toca ser honrado con dos pegas, porque las tiene. La primera: cada proveedor nombra sus productos a su manera, con su código, y casar la referencia del proveedor con la del programa de Quique es un trabajo de artesanía que hubo que hacer al principio, producto a producto, y que de vez en cuando hay que retocar. No es magia; es emparejar. La segunda: esto no decide el precio de venta por ti. No sabe lo que aguanta tu mercado ni lo que cobra el de enfrente. Te enseña el margen y te avisa; el precio lo pones tú, que para eso conoces a tus clientes. Es un espejo, no un oráculo.

Lo que cambió

La primera vez que pasamos todas las tarifas, salieron treinta y tantas referencias que Quique estaba vendiendo por debajo de coste. Treinta y pico. No porque nadie fuera tonto, sino porque el coste había subido en silencio, en un PDF, meses atrás, y el precio de venta se había quedado donde estaba. Otras tantas las tenía a un margen tan fino que casi daba igual venderlas.

Las corrigió en una tarde. Unas subiéndolas, otras hablándolas con el proveedor, alguna dejándola de vender porque no salía a cuenta. Y a partir de ahí, cada tarifa nueva que entra pasa por el mismo filtro: qué ha cambiado, qué se ha quedado corto. Quique lo mira cuando llega el aviso, no cuando un comercial se lo dice de pasada tomando café.

No calculó lo que se ahorró, porque es difícil calcular lo que dejas de perder. Pero él lo resumió bien:

—Yo creía que ganaba dinero con esas referencias. Y llevaba medio año regalándolas.

El margen que se movía en la oscuridad

Lo que le pasaba a Quique no es raro. Le pasa a casi cualquier empresa que compra para revender: los precios de compra y los de venta viven en sitios distintos, cambian a ritmos distintos, y el margen —que es la resta de los dos— no lo vigila nadie porque no está escrito en ninguna parte. Está repartido entre un programa y una carpeta de correo.

No hubo que cambiar de programa ni montar nada grande. Hubo que juntar dos números que la empresa ya tenía y ponerlos a hablar. Que cada vez que un proveedor sube un precio, alguien lo sepa el mismo día y no medio año después.

Porque una empresa puede perder dinero durante meses haciéndolo todo bien: comprando bien, vendiendo mucho, sin un solo error de nadie. Basta con que el número que cuesta y el número que cobra vivan separados y nadie los reste.